Внедрение системы электронного документооборота

Для обмена юридически значимыми документами необходимо пользоваться услугами операторов ЭДО, включенных в официальный реестр ФНС. Оператором может стать организация, строго соответствующая требованиям Приказа ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@, в числе которых:

• техническая оснащенность (возможность обеспечивать круглосуточный обмен документами по ЭДО, применение и проверку сертификатов электронной подписи и т.д.)
• наличие необходимых лицензий ФСБ на ведение деятельности и сертифицированного ПО

 
Данный Приказ вступил в силу с 1 марта 2022 года, и срок его действия ограничен 1 марта 2028 года. А значит, что требования продолжат актуализироваться и меняться.

В числе одобренных ФНС и наиболее популярных операторов ЭДО находятся:

• СКБ Контур («Диадок»)
• ООО Тензор («СБИС»)
• АО Калуга Астрал («Астрал»)
• и другие

Несмотря на сходный функционал любого из лицензированных операторов, тем не менее, между ними есть и различия, которые необходимо учитывать при выборе системы ЭДО для своей организации:

• Удобство пользования программой — насколько сотрудникам будет просто освоить новую систему и начать в ней работать (одна из главных целей ЭДО — оптимизация процесса делопроизводства, а не его усложнение)
• Технические возможности — насколько легко ее встроить в бизнес-процессы компании (будет ли она совместима с другим ПО), с какими системами организован роуминг (т.е. обмен документами с контрагентами, использующими другие СЭД)
• Уровень защиты — хотя все операторы из списка ФНС имеют сертифицированное ПО и лицензии ФСБ, они могут применять разные механизмы защиты данных
• Стоимость — внедрение системы электронного документооборота нельзя назвать бюджетным, и для небольших предприятий этот критерий также может быть важен
• Наличие технической поддержки — от этого зависит, насколько быстро будут решаться возникшие проблемы и неполадки

Обмен документами через системы электронного документооборота — это быстро и просто. В центре сертификации OpenCert мы пользуемся системой «Диадок» от СКБ Контур (оператор, одобренный ФНС).

Из числа преимуществ, которые дает нам Диадок, обязательно упомянем:

• Скорость — документы приходят контрагентам мгновенно. Например, составленный договор можно согласовать с клиентом в считанные минуты и сразу же подписать, без необходимости печатать, подписывать, сканировать бумаги, а потом еще отправлять их почтой или курьером
• Простой интерфейс — он действительно интуитивный — по ИНН быстро находятся и приглашаются контрагенты, статус отправленных документов легко отслеживается: доставлен / подписан контрагентом
• Отказ от бумажных документов — все подписанные электронные договоры, акты равнозначны бумажным по юридической силе
• Настроенный роуминг — наши клиенты пользуются услугами разных операторов ЭДО — Тензор (СБИС), СберКорус (Сферакурьер), Калуга-Астрал (Астрал Отчет), и со всеми мы можем настроить электронный документооборот, так как Диадок поддерживает роуминг с большим количеством провайдеров
• Кроссплатформенность — доступ к системе есть с любого устройства. Подписывать документы можно со смартфона или планшета

 
Подробнее о системе Диадок могут рассказать наши партнеры из СКБ Контур.

В целом, электронный документооборот, несмотря на первоначальные затраты на его внедрение, в долгосрочной перспективе позволяет экономить: сводятся к минимуму расходы на бумагу, картриджи для принтера, содержание архива и отправку документов по почте. Также с помощью СЭД упрощается контроль за документами, ведь в ней отображается статус каждой отправленной бумаги.

Внедрение системы электронного оборота проводится в несколько этапов.

1. Анализ текущего порядка ведения документации, определение необходимых для работы инструментов, составление требований для будущей СЭД.
2. Выбор системы электронного документооборота, ее доработка с учетом индивидуальных потребностей компании
3. Получение электронных подписей для сотрудников, ответственных за работу в СЭД, настройка оборудования и личных кабинетов, тестирование системы. Обучение работников
4. Издание официального распоряжения о переходе на ЭДО, запуск системы

 
Первоначально рекомендуется наладить внутренний документооборот компании и далее переходить к внешнему: настроить обмен документами с партнерами и государственными органами.

Отметим, что в принципе система ЭДО может быть и продуктом собственной разработки компании, однако в таком случае область ее использования будет ограничена только документооборотом внутри организации, а также договоренностями с контрагентами (оформленными в письменной форме).

Иными словами, для обмена документами с контролирующими инстанциями пользоваться самописной ЭДО нельзя. Именно поэтому комплексным решением станет внедрение СЭД от лицензированного ФНС оператора.

Центр сертификации OpenCert оказывает широкий спектр услуг для бизнеса, от оформления разрешительных документов на продукцию и добровольной сертификации, до продвижения на маркетплейсах, в социальных сетях и мессенджерах. Перед предоставлением услуги всегда выставляется договор и счет, а после отправляются закрывающие документы, при желании клиента — через систему электронного документооборота «Диадок».