В 2026 году реестр ФСА (Федеральной службы по аккредитации) стал «умным». Теперь нейросети ведомства в реальном времени сопоставляют данные деклараций с базами налоговой, таможни и реестрами МСП. Если система находит несоответствие в статусе заявителя, статус декларации меняется на «Архивный» или «Недействительный» в течение суток.

Для селлеров косметики и продуктов питания это означает мгновенную блокировку продаж на всех маркетплейсах. Разберем главные ошибки в заявителе, которые приводят к «сгоранию» документов.

Ошибка статуса: Самозанятые вне закона

Это самая частая причина аннулирования в 2026 году. Согласно ТР ТС 021/2011 (пищевая продукция) и ТР ТС 009/2011 (косметика), заявителем при декларировании может быть только юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, зарегистрированные на территории ЕАЭС.

Самозанятые (плательщики НПД) не имеют права выступать заявителями в декларациях о соответствии. Если система ФСА видит, что ИП, на которого оформлен документ, снялся с учета или перешел в статус самозанятого без сохранения статуса ИП, декларация аннулируется автоматически. Продавать домашний шоколад или крафтовое мыло под статусом самозанятого с «липовой» декларацией теперь технически невозможно.

Несоответствие юридического адреса и места осуществления деятельности

С 2026 года Росаккредитация начала жестко отслеживать фактическое место производства. В декларации на косметику или продукты питания должны быть указаны два адреса:

• Адрес заявителя (где зарегистрирована ваша фирма). • Адрес места осуществления деятельности по изготовлению продукции (завод).

Если вы указали в качестве адреса производства свой домашний адрес или офис в бизнес-центре, где нет производственных мощностей, такая декларация попадает в зону риска. Инспекторы используют данные ГИС «Меркурий» (для еды) и системы маркировки, чтобы проверить, поступало ли сырье по указанному адресу. Если движения товаров нет — декларация признается недостоверной.

Ошибка «Чужой заявитель» при импорте

Многие селлеры при ввозе косметики из Кореи или Китая пытаются сэкономить, используя декларацию, оформленную на другого импортера. В 2026 году это прямой путь к штрафу. Согласно Постановлению Правительства № 936, заявителем может быть только то лицо, которое имеет контракт с производителем или является уполномоченным изготовителем лицом. Если вы продаете товар по декларации, где заявителем значится «ООО Ромашка», а в ваших первичных документах и инвойсах фигурирует «ИП Иванов», маркетплейс заблокирует карточку, так как вы не имеете права пользоваться этим документом без договора о передаче прав.

Отсутствие в реестре МСП при упрощенных схемах

Для некоторых категорий продуктов питания в 2026 году сохраняются упрощенные схемы декларирования, доступные только для малого и среднего бизнеса. Если ваша компания выбыла из реестра МСП (например, из-за несданной отчетности или превышения лимитов по выручке), а декларация была оформлена по «льготной» процедуре, она будет аннулирована в течение 24 часов после обновления базы налоговой.

Как не потерять декларацию: чек-лист

• Проверьте актуальность своего статуса ИП или ООО в ЕГРИП/ЕГРЮЛ. • Убедитесь, что адрес производства в декларации совпадает с реальным местом цеха, имеющим санитарно-эпидемиологическое заключение (для пищевки). • Если вы импортер, убедитесь, что именно ваша компания указана в поле «Заявитель». • Регулярно проверяйте статус документа в личном кабинете ФСА.

Помните: восстановление аннулированной декларации невозможно. Придется заново проходить процедуру испытаний, платить за протоколы и ждать регистрации, теряя прибыль от простоя карточек на маркетплейсах.